Office Manager (m/w/d)
24.04.2025
Creative Artists Agency GmbH
München
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24.04.2025, Creative Artists Agency GmbH
München
Office Manager (m/w/d)
Über uns:
Die Creative Artists Agency (CAA) ist die weltweit führende Agentur für Unterhaltung und Sport mit Büros in Los Angeles, New York, Nashville, London und Peking. Die 1975 gegründete CAA vertritt viele der erfolgreichsten Profis aus den Bereichen Film, Fernsehen, Musik, Theater, Videospiele, Sport und digitale Inhalte und bietet eine Reihe von strategischen Marketing- und Beratungsdienstleistungen für Firmenkunden an.
Aufgaben:
- Du bist das Aushängeschild der Firma und in dieser Rolle empfängst und begrüßt Besucher und sorgst für einen professionellen und freundlichen Umgang mit ihnen
- Du bist der Erstkontakt für die anderen internationalen CAA-Büros (z. B. zu laufenden Aufgaben, Geschenkeinkäufen, Kurieranfragen) und unterstützt diese bei der Umsetzung ihrer Anfragen
- Du kümmerst dich um Bestellungen von z.B. Büromaterialien, Getränken, und anderer notwendiger Ressourcen
- Du stellst sicher, dass alle Besprechungsräume jederzeit vorzeigbar sind und nimmst Buchungen für Besprechungsräume und Konferenzen für Kollegen und Führungskräfte entgegen
- Du unterstützt den Internationalen Facilities Manager) bei der Planung und Umsetzung von Bürorenovierungen, -modernisierungen und Umzügen in enger Zusammenarbeit mit der lokalen Führung
- Du übernimmst die Rolle des Sicherheitsbeauftragten und leitest die vierteljährlichen ASA-Meetings gemeinsam mit der Sicherheitsbehörde
- Du unterstützt bei der Einhaltung lokaler Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften
- Du unterstützt bei der Organisation von Catering und Veranstaltungen im Büro
Qualifikationen:
- Fundierte Erfahrung im Office-Management sowie die Fähigkeit, bestehende Prozesse strukturiert und effizient zu verfolgen und zu optimieren
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Level jeweils C1)
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten
- Eine schnelle Auffassungsgabe, gepaart mit hoher Disziplin und Eigenverantwortung
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde geschäftliche Anforderungen und Aufgaben
- Ein grundlegendes Verständnis der Abläufe in einer Agentur ist von Vorteil
Wir bieten:
- Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem spannenden Umfeld in einer international renommierten Agentur
- Vielfältige Benefits wie z.B. das Deutschlandticket, Jobrad und verschiedene Firmenevents sowie einer eigenen Elternzeitrichtlinie
- Fundierte fachliche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
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